KSeF i systemy ERP – jakie działania powinny podjąć firmy, aby uniknąć problemów z e-fakturowaniem?

Obowiązkowe e-fakturowanie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to przełomowa zmiana w obszarze księgowości i rozliczeń podatkowych w Polsce. Firmy muszą przygotować się nie tylko na nowy sposób wystawiania faktur, ale także na konieczność dostosowania swoich systemów ERP do obsługi centralnego rejestru dokumentów. Pomimo wyzwań związanych z wdrożeniem KSeF, odpowiednie przygotowanie może ułatwić przejście na nowy model i przynieść wymierne korzyści operacyjne.

KSeF – co zmienia w fakturowaniu?

Dotychczas firmy mogły wystawiać faktury w formie papierowej, w plikach PDF lub za pośrednictwem różnych systemów księgowych. Wraz z wprowadzeniem KSeF wszystkie faktury będą trafiać do centralnej bazy Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymają unikalny identyfikator. Przedsiębiorstwa nie będą już mogły przesyłać dokumentów bezpośrednio do kontrahentów, lecz będą musiały korzystać z KSeF jako pośrednika w tym procesie.

To oznacza, że firmy, które dotąd nie zautomatyzowały procesu fakturowania, będą musiały wdrożyć odpowiednie rozwiązania technologiczne, w tym dostosować swoje systemy ERP do nowej rzeczywistości.

Najważniejsze wyzwania związane z wdrożeniem KSeF

1. Kompatybilność systemów ERP z KSeF

Aby firmy mogły prawidłowo wystawiać faktury zgodne z KSeF, ich systemy ERP muszą obsługiwać nowy format e-faktur oraz umożliwiać komunikację z platformą Ministerstwa Finansów. Oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania i wdrożenia nowych funkcji związanych z przesyłaniem oraz odbieraniem dokumentów.

2. Zapewnienie bezpieczeństwa danych

Przekazywanie faktur do KSeF oznacza konieczność przesyłania wrażliwych danych finansowych i transakcyjnych. System ERP musi gwarantować odpowiedni poziom zabezpieczeń, aby uniknąć nieautoryzowanego dostępu do informacji oraz błędów w przesyłanych dokumentach.

3. Automatyzacja procesu fakturowania

Wystawianie faktur ręcznie i ich każdorazowe przesyłanie do KSeF może być uciążliwe i czasochłonne. Aby uniknąć zbędnych opóźnień, firmy powinny wdrożyć automatyczne generowanie e-faktur w ERP, które będzie działać na podstawie określonych reguł i harmonogramów, eliminując konieczność ręcznej obsługi każdego dokumentu.

4. Monitorowanie statusu faktur i obsługa błędów

Firmy muszą mieć możliwość śledzenia statusu faktur wysłanych do KSeF. Kluczową funkcją w systemach ERP powinna być opcja sprawdzania, czy faktura została zaakceptowana przez system Ministerstwa Finansów oraz automatyczne powiadamianie użytkowników o ewentualnych błędach i konieczności poprawy dokumentu.

5. Zmiana nawyków w działach księgowości i finansów

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale także proceduralna. Firmy będą musiały dostosować swoje wewnętrzne procedury do nowego sposobu fakturowania, a także przeszkolić pracowników w zakresie obsługi zautomatyzowanego procesu.

Jak przygotować firmę na wdrożenie KSeF?

1. Audyt aktualnych procesów fakturowania

Przed wdrożeniem KSeF warto przeanalizować obecne procedury związane z wystawianiem faktur, aby zidentyfikować potencjalne obszary wymagające dostosowania.

2. Wybór systemu ERP dostosowanego do KSeF

Nie wszystkie dostępne systemy ERP są już kompatybilne z KSeF. Firmy powinny sprawdzić, czy ich dostawca oprogramowania oferuje aktualizacje zgodne z nowymi regulacjami i czy system jest w stanie automatycznie integrować się z platformą Ministerstwa Finansów.

3. Testowanie funkcjonalności KSeF

Zanim nowe przepisy wejdą w życie, warto przeprowadzić testy generowania i przesyłania e-faktur w ramach KSeF. Dzięki temu firma będzie mogła zweryfikować poprawność swoich dokumentów i uniknąć problemów w momencie, gdy obowiązek korzystania z systemu stanie się rzeczywistością.

4. Szkolenie pracowników

Zmiany w procesie fakturowania dotyczą nie tylko technologii, ale także sposobu pracy osób odpowiedzialnych za księgowość i finanse. Przeszkolenie zespołu w zakresie obsługi e-faktur oraz korzystania z nowego systemu ERP jest kluczowe dla sprawnego wdrożenia KSeF.

5. Monitorowanie zmian w przepisach

Przepisy dotyczące KSeF mogą jeszcze ulegać modyfikacjom, dlatego firmy powinny na bieżąco śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów oraz dostosowywać swoje procedury do najnowszych wytycznych.

Korzyści z wdrożenia KSeF i integracji z ERP

Mimo, że wdrożenie KSeF może wiązać się ze sporymi wyzwaniami, firmy mogą odnieść ogromną ilość korzyści usprawniających procesy biznesowe, między innymi:

• Szybszy obieg dokumentów – faktury są przesyłane niemal natychmiast, co przyspiesza procesy rozliczeniowe i zmniejsza ryzyko opóźnień w płatnościach.
• Redukcja błędów – automatyzacja fakturowania ogranicza pomyłki wynikające z ręcznego wprowadzania danych i przyspiesza ich poprawianie.
• Zmniejszenie kosztów operacyjnych – eliminacja papierowych dokumentów oraz ograniczenie manualnej pracy związanej z fakturowaniem pozwala firmom obniżyć koszty administracyjne.
• Lepsza kontrola nad dokumentami – firmy mają dostęp do wszystkich faktur w jednym systemie, co ułatwia monitorowanie zobowiązań finansowych i przeprowadzanie audytów.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w obszarze księgowości, która wpłynie na sposób prowadzenia działalności przez przedsiębiorstwa w Polsce. Aby uniknąć problemów z wdrożeniem nowego systemu, firmy powinny już teraz przygotować swoje systemy ERP, dostosować procedury i przeszkolić pracowników.

Choć obowiązkowe e-fakturowanie może wydawać się wyzwaniem, właściwe podejście do cyfryzacji pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także usprawnić procesy księgowe i zwiększyć efektywność działania całego przedsiębiorstwa. Dlatego warto już teraz rozpocząć przygotowania, aby płynnie przejść na nowy model fakturowania i w pełni wykorzystać jego potencjał.