Kadry i płace – czym się zajmują?
Nie sposób wyobrazić sobie firmy zatrudniającej pracowników bez obsługi kadrowo-płacowej. Zadania, które muszą wykonywać osoby czuwające nad sprawami kadrowymi, są niezwykle odpowiedzialne, ważne i wymagające regularności, a nawet rutyny. Wyjaśniamy, czym zajmują się kadry i płace, a także odpowiadamy na pytanie, czy i w jakich sytuacjach warto zlecić te zadania na zewnątrz.
Jakie obowiązki i zadania mają kadrowe?
Lista zadań, spraw do przypilnowania i sprawdzenia przez dział kadr i płac będzie zależeć od firmy, jej wewnętrznych ustaleń, potrzeb i przyzwyczajeń. Bez względu na te różnice możemy wskazać najważniejsze i najczęściej wykonywane obowiązki przez dział kadr i płac — bez względu na to, czy pracuje on wewnątrz firmy czy zadania te zlecone są biuru rachunkowemu.
Przede wszystkim kadrowa zajmuje się sporządzaniem list płac, pilnowaniem terminów wypłat pensji, premii i nagród, czyli dbaniem o przywileje i sprawy pracowników. To dział kadr i płac sporządza umowy o pracę, tworzy akta osobowe i organizuje całą dokumentację związaną z zatrudnieniem pracowników. Dział kadr i płac odpowiedzialny jest również za pilnowanie czasu pracy, rozliczeń związanych z nadgodzinami, delegacjami czy urlopami. Wszystkie te ustalenia, dokumentacja i terminy muszą być zgodne z przepisami Kodeksu Pracy oraz z regulaminem firmy.
Wewnętrzne sprawy firmy i pracowników to nie jedyne profile pracy kadrowych, które odpowiedzialne są również za współpracę z instytucjami państwowymi takimi jak ZUS czy Urząd Skarbowy. Specjaliści ds. kadr i płac przygotowują sprawozdania, deklaracje dotyczące rozliczeń podatkowych i zarobków pracowników, co wymaga sporej wiedzy, rzetelności i kompetencji.
Powyższe zadania to jedynie część zadań kadrowych, które często są istotnym łącznikiem pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, a także osobami, które jako pierwsze wprowadzają nowo zatrudnioną osobę do firmy. Oczywiście, nie jest to norma, gdyż wiele dużych i nowoczesnych firm inwestuje w dział HR, przekształcając lub zlecając na zewnątrz usługi kadrowe.
Dlaczego rola kadr i płac jest tak ważna?
Dobrze zorganizowany dział kadr i płac to jeden z najważniejszych puzzli, z których musi składać się solidna firma. Bez dbałości o sprawy pracowników, wiedzy o przepisach i nadążaniu za zmianami w kodeksie pracy będzie niezwykle ciężko utrzymać stabilność firmy i sprawić, że pracownicy będą czuli się w niej odpowiednio zaopiekowani. Dział kadr powinien również informować pracowników i pracodawcę o zmianach i umiejętnie do nich przygotowywać obie strony. Dlatego w dziale kadr zazwyczaj pracują osoby komunikatywne, chcące zdobywać nowe umiejętności i wiedzę. Często zdarza się, że wiedza i czujność kadrowych ochrania firmę przed karami finansowymi nałożonymi przez instytucje państwowe.
Outsourcing kadr i płac – czy i kiedy warto zlecić te usługi na zewnątrz?
Wiele biur rachunkowych w swoich usługach ma również prowadzenie kadr i płac pracowników. Taka współpraca w większości przypadkach pozwala przenieść wszystkie zadania kadrowo-płacowe na zewnątrz, ograniczając w ten sposób potrzebę stworzenia lub utrzymania działu w firmie. To nie koniec oszczędności — pracodawca, który zdecyduje się na outsourcing kadr i płac, nie musi inwestować w szkolenia i kursy doszkalające. Dodatkowa edukacja jest niezbędna, aby nadążyć za zmianami, które wciąż publikowane są w kodeksie pracy. Oczywiście, mogą pojawić się głosy, że wewnętrzny dział kadr i płac lepiej dopilnuje spraw firmy, będąc bezpośrednio jej częścią, i w większości przypadków właśnie tak jest. Będąc na miejscu, można łatwiej skomunikować się z pracodawcą i pracownikami, lecz solidne biuro rachunkowe będzie posiadało wypracowany z klientami system współpracy. Istnieje przekonanie, że z outsourcingu kadr i płac częściej korzystają mniejsze firmy, lecz w tej kwestii widoczne są dynamiczne zmiany. Większe firmy wolą inwestować w dział HR lub marketingu, a sprawy kadrowo-płacowe zlecać na zewnątrz wraz z księgowością. Takie trendy dostrzegają nasi eksperci, którzy zajmują się outsourcingiem kadr w biurze rachunkowym TAX w Bydgoszczy. Biuro księgowe z powodzeniem prowadzi sprawy kadrowo-płacowe wielu firmom, nie tylko z okolic, udowadniając, że nie trzeba być na miejscu, aby umiejętnie zarządzać zadaniami kadrowymi.