Skuteczne niszczenie dokumentów
Niszczenie dokumentów zgromadzonych w firmie jest jednym z obligatoryjnych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa. Przepisy nakazują nie tylko utylizować dokumentację księgową, medyczną czy akta zawierające dane osobowe, ale wymagają, by utylizacja dokumentów była skuteczna, a więc nieodwracalna i w pełni chroniła niszczone dane przed wyciekiem. Gdzie można oddać dokumenty do zniszczenia i dlaczego warto sumiennie wywiązywać się z obowiązku utylizowania nośników danych i dokumentacji papierowej?
Dlaczego trzeba zadbać o niszczenie dokumentów w firmie?
Niszczenie dokumentacji ma na celu ochronę danych gromadzonych przez firmę. Chodzi tu przede wszystkim o przeciwdziałanie wyciekowi danych klientów, partnerów biznesowych, ale też danych pracowników oraz ważnych dla przedsiębiorstwa materiałów niejawnych, np. o charakterze finansowym. Podstawowe przepisy, które nakazują niszczenie dokumentów – RODO, ustawa o rachunkowości, ustawa o ochronie informacji niejawnych itp. – nakładają na podmioty niewłaściwie administrujące danymi wyjątkowo wysokie kary. Nie jest to jednak jedyny powód, dla którego przedsiębiorcy powinni zadbać o skuteczne niszczenie nośników danych i papierowych dokumentów. Wyciek danych może bowiem w praktyce oznaczać szereg kłopotów różnej natury: od utraty zaufania klientów i partnerów firmy, przez szkody dla wizerunku, kradzież pomysłów i patentów, na wydanym przez urzędników nakazie zawieszenia działalności, kończąc. Skuteczne niszczenie dokumentów jest więc jedną z ważniejszych metod zabezpieczenia firmy i jej ochrony.
Bezpieczna utylizacja dokumentów – kto się nią zajmuje?
Zgodna z prawem i w 100% skuteczna utylizacja dokumentów wymaga zastosowania specjalistycznego sprzętu, który spełnia normy sformułowane w przepisach unijnych i krajowych m.in. w normie ISO/IEC 21964-2:2018 oraz DIN 66399. Nieodwracalne niszczenie i utylizacja dokumentów nie jest więc w praktyce możliwa bez udziału wyspecjalizowanych firm profesjonalnie zajmujących się utylizacją danych i niszczeniem nośników cyfrowych, ponieważ zwykła niszczarka biurowa najczęściej nie wystarczy, by uporać się z masą firmowej dokumentacji. Jeszcze trudniej zadbać o skuteczne zniszczenie danych zgromadzonych w formie cyfrowej – na dyskach komputerów, płytach, kartach pamięci itd. Tu potrzebne są wyspecjalizowane metody działania, odpowiedni sprzęt i sprawdzone procedury. Utylizacja dokumentów prowadzona przez fachowców jest też mniej czasochłonna i uciążliwa dla firmy oraz jej pracowników zaangażowanych w główną działalność przedsiębiorstwa.
Jak wygląda profesjonalne niszczenie dokumentów?
Fachowe niszczenie dokumentów jest jedną z ważniejszych usług dla biznesu realizowanych przez firmę Stena Recycling, polskiego i europejskiego lidera w branży zarządzania odpadami i recyklingu. Stena Recycling od wielu lat oferuje profesjonalne usługi niszczenia dokumentów i nośników danych, dzięki czemu wypracowane przez nią metody działania i procedury gwarantują przedsiębiorcom pełną kontrolę nad procesem niszczenia dokumentacji, a także czynią utylizację w pełni bezpieczną i zgodną z obowiązującym prawem. Niszczenie dokumentów w Stena Recycling odbywa się na certyfikowanym sprzęcie, w monitorowanej i zamkniętej niszczarni, pod czujnym okiem ekspertów ds. bezpieczeństwa danych. Firma zapewnia też swoim klientom możliwość osobistego nadzoru nad realizacją usługi bądź nagranie całego procesu niszczenia na nośnik DVD, a na koniec wydaje certyfikat potwierdzający zniszczenie danych. Więcej informacji na temat utylizacji dokumentów dostępnych jest na stronie Stena Recycling. Warto zapoznać się z jej szczegółowym opisem.