7 kluczowych funkcji, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu CRM
Wybór odpowiedniego systemu CRM jest kluczowym krokiem dla skutecznego zarządzania relacjami z klientami. Z uwagi na bogactwo dostępnych opcji, istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę przed dokonaniem wyboru. Przedstawiamy siedem kluczowych funkcji, które warto rozważyć przy wyborze systemu CRM.
1 Funkcja: Obsługa kontaktów i centralizacja danych klientów
Skuteczne zarządzanie kontaktami i bazą danych klientów jest jedną z kluczowych funkcji, jakie powinien oferować system CRM. Warto wybrać rozwiązanie, które umożliwia nie tylko tworzenie i edycję kontaktów, ale także kategoryzację ich według różnych parametrów, takich jak branża, lokalizacja czy preferencje. Ponadto, istotne jest, aby system umożliwiał śledzenie historii
2 Funkcja: Obsługa klienta i wsparcie
W systemie CRM istotne jest śledzenie zgłoszeń i zapytań klientów oraz rejestrowanie i monitorowanie ich w celu zapewnienia skutecznego wsparcia. Dodatkowo, wartość systemu CRM polega na możliwości automatycznego przypisywania zadań do odpowiednich osób lub działów, co przyspiesza reakcję i poprawia efektywność obsługi klienta.
System, który umożliwia śledzenie czasu od zgłoszenia do odpowiedzi klientów, będzie źródłem ważnych biznesowych danych, które pozwolą doskonalić procesy i podnosić standardy obsługi klienta.
3 Funkcja: Bezpieczeństwo danych klientów
Przed dokonaniem wyboru systemu CRM, warto upewnić się, czy zapewnia on odpowiednie zabezpieczenia. Istotne funkcje bezpieczeństwa, które warto sprawdzić, to m.in.
- Szyfrowanie danych, które chroni poufne informacje przed nieautoryzowanym dostępem.
- Autoryzację dwuskładnikową, co zwiększa poziom ochrony poprzez wymaganie dodatkowego uwierzytelniania użytkowników.
- Kontrolę dostępu do danych, aby tylko upoważnieni użytkownicy mieli możliwość przeglądania i edycji informacji.
- Regularne tworzenie kopii zapasowych danych oraz ochrona przed utratą danych
System CRM powinien również zapewniać zabezpieczenia przed utratą danych w wyniku błędów technicznych czy incydentów związanych z bezpieczeństwem.
4 Funkcja: Automatyzacja procesów
CRM powinien umożliwiać automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak wysyłka wiadomości e-mail, generowanie raportów czy zarządzanie zadaniami.
Dzięki automatyzacji procesów, firma może zaoszczędzić cenny czas i zasoby. Przykładowo, automatyczna wysyłka wiadomości e-mail pozwala na efektywne dotarcie do klientów z odpowiednimi informacjami w wyznaczonym czasie. Generowanie raportów automatycznie, z kolei, umożliwia szybkie uzyskiwanie ważnych danych biznesowych i umożliwia podejmowanie lepiej ugruntowanych decyzji.
Ważną funkcją jest także przypisywanie zadań do odpowiednich osób, monitorowanie ich postępów oraz wysyłanie powiadomień o terminach. Dzięki temu, pracownicy będą bardziej zorganizowani, a procesy bardziej efektywne.
5 Funkcja: Integracje z innymi narzędziami
Warto zwrócić uwagę na integrację systemu CRM z innymi narzędziami, takimi jak systemy e-commerce, narzędzia marketingowe, systemy płatności i aplikacje do zarządzania projektami. Dzięki tym integracjom możliwy jest płynny przepływ danych między nimi, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji i zwiększa precyzję danych.
Jeżeli firma używa rożnych narzędzi do komunikacji z klientami, takich jak WhatApp, Instagram, Messenger, należy sprawdzić, czy system CRM posiada możliwość integracji z tymi platformami. Brak możliwości integracji będzie skutkował rozproszeniem danych i komunikacji z klientami.
6 Funkcja: Mobilność i dostęp zdalny
Przed wyborem systemu warto sprawdzić, czy oferuje on aplikacje mobilne lub dostęp zdalny przez przeglądarkę internetową. Dzięki temu, bez względu na miejsce i czas, będziesz mógł zarządzać relacjami z klientami i mieć dostęp do danych.
Takie elastyczne rozwiązania dostępu mobilnego umożliwiają utrzymanie stałej łączności z klientami i dostęp do istotnych informacji w czasie rzeczywistym. To kluczowe dla skutecznego zarządzania relacjami z klientami i podejmowania szybkich decyzji w oparciu o aktualne dane.
7 Funkcja: Analiza danych oraz raporty analityczne
Przy wyborze systemu CRM, istotne jest sprawdzenie, czy oferuje on zaawansowane funkcje analizy danych i generowania raportów. System powinien umożliwiać monitorowanie wskaźników wydajności, co umożliwia śledzenie kluczowych metryk biznesowych i ocenę efektywności działań. Ważnymi elementami, które musi zawierać system CRM są:
- Analiza sprzedaży. System powinien umożliwiać generowanie szczegółowych raportów dotyczących sprzedaży, takich jak przychody, marże, trendy sprzedażowe i analiza produktów.
- Prognozowanie. CRM powinien oferować narzędzia do prognozowania sprzedaży, które umożliwiają estymację przyszłych wyników biznesowych na podstawie analizy danych historycznych i trendów.
- Dostęp do dokładnych i aktualnych danych. System CRM powinien zapewniać łatwy dostęp do szczegółowych informacji, umożliwiając generowanie spersonalizowanych raportów i analizę danych na różnych poziomach.
Podsumowanie:
Podsumowując, wybór systemu CRM dla Twojej firmy online jest ważną decyzją. Przed dokonaniem wyboru warto skoncentrować się na siedmiu kluczowych funkcjach, które wymieniliśmy powyżej. Starannie zbadanie tych aspektów pomoże Ci wybrać system, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy i przyczyni się do efektywnego zarządzania relacjami z klientami. Jeśli szukasz rozwiązania Customer Relationship Management do swojej firmy zachęcamy do kontaktu z firmą ITrix, która od wielu lat jest złotym Partnerem Bitrix24. Więcej informacji znajduje się na stronie https://itrix.pl/