Poznaj 5 zalet elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie!

Składowanie dokumentów papierowych traci na popularności od momentu, w którym pojawiła się możliwość przechowywania wszystkich danych w komputerze. Takie rozwiązanie ma mnóstwo zalet, które docenisz już od pierwszego dnia. Przeczytaj poniższy artykuł i poznaj 5 korzyści płynących z korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów!

Digitalizacja dokumentów (cyfryzacja) to wielki krok do zwiększenia bezpieczeństwa danych, komfortu pracy, a nawet poprawy zysków całego przedsiębiorstwa. Pomagają w tym specjalistyczne platformy oferujące elektroniczny obieg dokumentów. Poznaj 5 zalet takiego rozwiązania i wprowadź je również w swojej firmie!

1.     Oszczędność czasu i miejsca

Dawniej wszystkie dokumenty były składowane w zamykanych szafkach i szufladach. Nie tylko zajmowały sporo miejsca (zwłaszcza w firmach wieloletnich), ale i poszukiwanie tych, które aktualnie są potrzebne, było czasochłonne. Wraz z upływem lat papier niszczeje, łatwo również o inne jego uszkodzenia (wilgoć, woda, pożar). Digitalizacja dokumentów sprawiła, że wszystkie wymienione kwestie nie mają już znaczenia. Dokumenty znajdują się bowiem w jednym miejscu – na Twoim komputerze.

2.     Ponadprzeciętny komfort pracy

Zespoły w Twojej firmie mogą pracować z dowolnego miejsca na dokumentach cyfrowych. System może przepisywać dane z dokumentów, pomaga je zadekretować, a każdy formularz można przygotować wedle własnego uznania. Za pomocą platformy możesz generować, wysyłać i podpisywać elektronicznie wszystkie dokumenty. A wszystko to w najwyższych standardach bezpieczeństwa.

Możesz także zdefiniować akcje wykonywane automatycznie. System sam wyśle maila, utworzy dokument lub wykona operacje w innym systemie. W tym czasie będziesz mógł zająć się innymi istotnymi zadaniami.

3.     Stały porządek w dokumentacji

System nie pozwala na wrzucenie dokumentu gdziekolwiek – wszystko ma swoje miejsce, co zwiększa przejrzystość pracy. Możesz wyszukać je w ciągu kilkunastu sekund i masz do nich stały dostęp, nawet jeśli akurat nie znajdujesz się na terenie zakładu pracy. To całkowite przeciwieństwo dokumentacji papierowej, gdzie nietrudno było o zawieruszenie istotnych danych czy faktur.

• Kontrola funkcjonowania firmy

Wszelkie dane zawarte w formularzach i procesach możesz dowolnie analizować za pomocą atrakcyjnych dashobardów i tabel przestawnych. Twórz zaawansowane przepływy pracy pomiędzy poszczególnymi użytkownikami, zarządzaj formularzami w różnych fazach procesu. Możesz z łatwością ukrywać dane, blokować edycję, a nawet wymuszać uzupełnienie poszczególnych pól. Dzięki temu masz stały nadzór nad działaniem swoich pracowników oraz obrotami firmy.

5.     Wielowalutowość i wielojęzyczność

To ogromna zaleta zwłaszcza dla przedsiębiorstw międzynarodowych lub zatrudniających pracowników posługujących się różnymi językami. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów posiadają wbudowaną obsługę wielu walut, które są automatycznie pobierane z NBP. Możesz też tworzyć dokumenty w kilku językach.