Krajowy system e-faktur – czym jest i kiedy się go wykorzystuje?
System e faktur KSEF to nowe narzędzie, które powstało ze względu na rozporządzenie Ministerstwa Finansów. Ma ono wiele zadań, jednak najważniejszym z nich jest zapewnienie przejrzystości i sprawności przesyłania faktur pomiędzy kontrahentami a zleceniodawcami. Czym charakteryzuje się Krajowy System E-Faktur? Jakie są jego możliwości i czy jest dobrowolny w użytkowaniu? Na co uważać, jeżeli rozważamy jego wykorzystanie – i dlaczego warto zainteresować się nim wcześniej?
1. Krajowy System E Faktur – czym jest?
2. Najważniejsze funkcje Krajowego Systemu E Faktur
3. Jak i kiedy korzystać z KSEF?
4. Właściwości faktur ustrukturyzowanych
Krajowy System E Faktur – czym jest?
Krajowy System E-Faktur jest tworem powstałym z inicjatywy i pod kontrolą Ministra Finansów. Funkcjonuje od 2022 roku, jednak od lipca 2024 każdy płatnik VAT będzie musiał z niego korzystać. Jego obecność ma zagwarantować, że wystawiane dokumenty będą takie same dla osoby wystawiającej, jak i pobierającej. Faktury ustrukturyzowane, bo tak brzmi oficjalna nazwa, mają za zadanie wykluczyć szarą strefę, jak i zapewnić zgodność dokumentu po obu stronach transakcji. Korzystając z systemu wysyłamy i pobieramy je nie przez wiadomość e-mail czy system firmowy, ale przez specjalną platformę.
Najważniejsze funkcje Krajowego Systemu E Faktur
Krajowy System Efaktur umożliwia otrzymywanie faktur drogą elektroniczną i eliminuje błędy wynikające z wielokrotnego przesyłania formularzy. Jego najważniejszym zadaniem jest zagwarantowanie, że suma kontrolna wysyłanego pliku jest zgodna z sumą kontrolną pliku pobranego. Ma to na celu nie tylko zwalczanie wyłudzeń czy oszustw, ale również minimalizowanie wystąpienia błędów w czasie wystawiania faktury. Ponieważ niedługo każdy podatnik rozliczający się na zasadzie VAT będzie musiał z niego korzystać, wcześniejsze rozpoczęcie nauki i integracji z systemami firmowymi jest więcej niż dobrym pomysłem.
Jak i kiedy korzystać z KSEF?
Obecnie posiadanie profilu w Krajowym Systemie E Faktur i korzystanie z niego do przesyłania dokumentów jest jeszcze dobrowolne – możemy to robić, choć nie musimy. Jednak z czasem planowane jest pełne przejście na tego typu rozwiązanie. Każdy płatnik VAT będzie musiał korzystać z KSEF, aby móc rozliczać się za wykonaną pracę zgodnie z prawem. O ile więc mamy jeszcze trochę swobody, zdecydowanie warto zacząć uczyć się i wdrażać nowy system już teraz, aby uniknąć zamieszania i problemów w momencie, gdy stanie się on obowiązkowy.
Właściwości faktur ustrukturyzowanych
Wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych zabezpiecza obie strony transakcji. Ich najważniejszą cechą jest zgodność pomiędzy obiema kopiami – plik, który przesyła zleceniobiorca musi być identyczny, jak plik, który odbiera zleceniodawca. Dzięki temu możemy odejść od wystawiania faktur papierowych, a dodatkowo będzie nam łatwiej przechowywać, katalogować i archiwizować dokumenty finansowe. Jest to rozwinięcie opcji otrzymywania faktur drogą elektroniczną, z tym że o wiele bezpieczniejsze i pozwalające na uniknięcie ewentualnych pomyłek w czasie ich wystawiania.
Krajowy System E-Faktur to narzędzie, które niedługo stanie się obowiązkowe w użytku dla wszystkich osób rozliczających się na zasadzie płatnika VAT. Umożliwia procedurę wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które są bezpieczną elektroniczną formą tego formularza. Jeżeli prowadzimy własną firmę, warto zaznajomić się z tym systemem już dzisiaj i nie czekać do ostatniej chwili, aż stanie się to naszym obowiązkiem.