czw. Maj 28th, 2020

Okres przechowywania dokumentów według RODO

fot. Fotolia.com

Co po wejściu w życie RODO zmieniło się w zakresie okresu przechowywania dokumentów? W niektórych branżach ten czas skrócił się do niezbędnego minimum. Sprawdź, które obszary zmieniły się po ubiegłorocznym rozporządzeniu.

Okres przechowywania dokumentów przed i po RODO

Czy po wejściu w życie w maju 2018 roku RODO zmienił się czas przechowywania dokumentów? Wszystko zależy od branży oraz celu przetwarzania danych, zawartych w dokumentach. Skąd czerpać wiedzę na ten temat? Jeżeli w jednostce została powołana osoba na stanowisko Inspektora Ochrony Danych, to warto skorzystać z jej wiedzy, a jeżeli nie, to można zapisać się na praktyczne szkolenie z RODO.

Jak długo – zgodnie z założeniami opisanymi w RODO – przechowywać dokumenty aplikacyjne, pracownicze i generowane przez organizacje pozarządowe?

Dokumenty generowane przez organizacje pozarządowe (NGO) – organizacje NGO są zobowiązane do starannego prowadzenia księgowości, a także dokumentowania wszelkich formalności podatkowych i innych działań, które są monitorowane przez urząd skarbowy. Księgi rachunkowe czy deklaracje podatkowe powinny być przechowywane przez 5 lat (licząc od początku roku następującego po roku, którego dokumenty dotyczą). Jeden z dokumentów – sprawozdania finansowe – powinny być przechowywane trwale (nawet gdy organizacja zawiesi lub zakończy działalność). Nie są to granice ustalone przez RODO – te kwestie regulują inne dokumenty – przede wszystkim Ustawa o rachunkowości.

Dokumenty pracownicze – nowy okres przechowywania dokumentów pracowniczych, uregulowany przez RODO, to 10 lat. Zasady ustalone przez ubiegłoroczne rozporządzenie działają w sytuacjach, gdy nawiązanie stosunku pracy nastąpiło od dnia 1 stycznia 2019 roku lub później. Co z pracownikami zatrudnionymi przed początkiem 2019 roku? Ich dokumentację pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy. Od początku 2019 roku weszły w życie nowe przepisy, które umożliwiają skrócenia tego czasu z 50 do 10 lat. Jak to zrobić? Pracodawca powinien w pierwszej kolejności złożyć w ZUS-ie oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (OSW), a następnie raport ZUS RIA. Inna, istotna zmiana, która weszła w życie na początku 2019 roku: pracodawca może wybrać, czy chce prowadzić dokumentację w wersji papierowej lub elektronicznej.

Dokumenty aplikacyjne kandydatów z rekrutacji – zdania na ten temat są podzielone. Istnieją dwie interpretacje przepisów: Ministerstwa Cyfryzacji i Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Według UOD wszystko zależy od tego, czy kandydat zadeklarował chęć brania w jednej, bieżącej czy również w kolejnych rekrutacjach. W CV wystarczy zamieścić odpowiedni zapis w klauzuli poufności, by pracodawca miał jasny sygnał, jak długo może wykorzystywać dokumenty aplikacyjne kandydata. Jeżeli w jednej, to po zakończonym procesie rekrutacyjnym dokumenty aplikacyjne powinny zostać zniszczone i nie można ich wykorzystywać do kolejnych rekrutacji. Innymi słowy dział HR powinien zniszczyć dokumenty kandydatów tuż po podpisaniu umowy z wybraną osobą.

Według drugiej interpretacji – Ministerstwa Cyfryzacji – pracodawca ma prawo po zakończonym procesie rekrutacyjnym nadal przechowywać dokumenty aplikacyjne kandydatów. Wyjaśnieniem tego stanu rzeczy jest możliwość pojawienia się jakiś roszczeń wynikających z prowadzonej rekrutacji – roszczeniami mogą być np. pozwanie potencjalnego pracodawcy i oskarżenie go o dyskryminację. Ministerstwo Cyfryzacji nie wskazuje dokładnego limitu czasu, jak długo można przechowywać dokumenty kandydatów, jednak w interpretacjach przewija informacja o maksymalnie kilku miesiącach, licząc od zakończenia procesu rekrutacji.

Inna sytuacja występuje wtedy, gdy CV kandydata jest przekazywane do drugiej opinii. Jak powinno to wyglądać po wejściu w życie RODO? Specjaliści ds. rekrutacji i osoby z działów HR mogą zasięgnąć opinii u innej osoby, ale CV powinno zostać wcześniej poddane anonimizacji. Należy usunąć wszelkie dane, które umożliwią identyfikację kandydata (imię, nazwisko, e-mail i inne). Dopiero tak “wyczyszczone” może trafić do zaopiniowania u innego specjalisty do spraw rekrutacji.

Wydawca nie odpowiada za treści nieredakcyjne. Kontakt dla firm zainteresowanych publikacjami na Ofio: reklamajola@wp.pl