Social menu is not set. You need to create menu and assign it to Social Menu on Menu Settings.

25 czerwca 2024

Okres przechowywania dokumentów według RODO

fot. Fotolia.com

Co po wejściu w życie RODO zmieniło się w zakresie okresu przechowywania dokumentów? W niektórych branżach ten czas skrócił się do niezbędnego minimum. Sprawdź, które obszary zmieniły się po ubiegłorocznym rozporządzeniu.

Okres przechowywania dokumentów przed i po RODO

Czy po wejściu w życie w maju 2018 roku RODO zmienił się czas przechowywania dokumentów? Wszystko zależy od branży oraz celu przetwarzania danych, zawartych w dokumentach. Skąd czerpać wiedzę na ten temat? Jeżeli w jednostce została powołana osoba na stanowisko Inspektora Ochrony Danych, to warto skorzystać z jej wiedzy, a jeżeli nie, to można zapisać się na praktyczne szkolenie z RODO.

Jak długo – zgodnie z założeniami opisanymi w RODO – przechowywać dokumenty aplikacyjne, pracownicze i generowane przez organizacje pozarządowe?

Dokumenty generowane przez organizacje pozarządowe (NGO) – organizacje NGO są zobowiązane do starannego prowadzenia księgowości, a także dokumentowania wszelkich formalności podatkowych i innych działań, które są monitorowane przez urząd skarbowy. Księgi rachunkowe czy deklaracje podatkowe powinny być przechowywane przez 5 lat (licząc od początku roku następującego po roku, którego dokumenty dotyczą). Jeden z dokumentów – sprawozdania finansowe – powinny być przechowywane trwale (nawet gdy organizacja zawiesi lub zakończy działalność). Nie są to granice ustalone przez RODO – te kwestie regulują inne dokumenty – przede wszystkim Ustawa o rachunkowości.

Dokumenty pracownicze – nowy okres przechowywania dokumentów pracowniczych, uregulowany przez RODO, to 10 lat. Zasady ustalone przez ubiegłoroczne rozporządzenie działają w sytuacjach, gdy nawiązanie stosunku pracy nastąpiło od dnia 1 stycznia 2019 roku lub później. Co z pracownikami zatrudnionymi przed początkiem 2019 roku? Ich dokumentację pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy. Od początku 2019 roku weszły w życie nowe przepisy, które umożliwiają skrócenia tego czasu z 50 do 10 lat. Jak to zrobić? Pracodawca powinien w pierwszej kolejności złożyć w ZUS-ie oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (OSW), a następnie raport ZUS RIA. Inna, istotna zmiana, która weszła w życie na początku 2019 roku: pracodawca może wybrać, czy chce prowadzić dokumentację w wersji papierowej lub elektronicznej.

Dokumenty aplikacyjne kandydatów z rekrutacji – zdania na ten temat są podzielone. Istnieją dwie interpretacje przepisów: Ministerstwa Cyfryzacji i Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Według UOD wszystko zależy od tego, czy kandydat zadeklarował chęć brania w jednej, bieżącej czy również w kolejnych rekrutacjach. W CV wystarczy zamieścić odpowiedni zapis w klauzuli poufności, by pracodawca miał jasny sygnał, jak długo może wykorzystywać dokumenty aplikacyjne kandydata. Jeżeli w jednej, to po zakończonym procesie rekrutacyjnym dokumenty aplikacyjne powinny zostać zniszczone i nie można ich wykorzystywać do kolejnych rekrutacji. Innymi słowy dział HR powinien zniszczyć dokumenty kandydatów tuż po podpisaniu umowy z wybraną osobą.

Według drugiej interpretacji – Ministerstwa Cyfryzacji – pracodawca ma prawo po zakończonym procesie rekrutacyjnym nadal przechowywać dokumenty aplikacyjne kandydatów. Wyjaśnieniem tego stanu rzeczy jest możliwość pojawienia się jakiś roszczeń wynikających z prowadzonej rekrutacji – roszczeniami mogą być np. pozwanie potencjalnego pracodawcy i oskarżenie go o dyskryminację. Ministerstwo Cyfryzacji nie wskazuje dokładnego limitu czasu, jak długo można przechowywać dokumenty kandydatów, jednak w interpretacjach przewija informacja o maksymalnie kilku miesiącach, licząc od zakończenia procesu rekrutacji.

Inna sytuacja występuje wtedy, gdy CV kandydata jest przekazywane do drugiej opinii. Jak powinno to wyglądać po wejściu w życie RODO? Specjaliści ds. rekrutacji i osoby z działów HR mogą zasięgnąć opinii u innej osoby, ale CV powinno zostać wcześniej poddane anonimizacji. Należy usunąć wszelkie dane, które umożliwią identyfikację kandydata (imię, nazwisko, e-mail i inne). Dopiero tak “wyczyszczone” może trafić do zaopiniowania u innego specjalisty do spraw rekrutacji.

Wydawca nie odpowiada za treści nieredakcyjne. Treści zawarte na OFIO powinny być konsultowane z lekarzem, specjalistą lub fachowcem.