Przypomnienie kontrahentom o płatności — jak to zrobić?
Faktura to nieodłączny element wszelkiego rodzaju transakcji zawieranych pomiędzy dwoma stronami. Może ona być wystawiana zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, a jej przekazanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Niestety często zdarza się tak, że zobowiązania nie są regulowane w wyznaczonym terminie.
Dla przedsiębiorców jest to poważny problem, ponieważ nawet niezapłacone faktury, powodują powstanie obowiązku podatkowego. Oznacza to, że pomimo tego, że przedsiębiorca nie otrzymuje zapłaty za sprzedany towar lub zrealizowaną usługę, musi on odprowadzić od tej transakcji podatek dochodowy i VAT, które rozliczane są metodą memoriałową. W praktyce oznacza to, że obowiązek rozliczenia się z urzędem skarbowym powstaje mimo tego, że nie otrzymano zapłaty za towar lub usługę. Co w takiej sytuacji można zrobić? Jak przypomnieć kontrahentowi o obowiązku uregulowania płatności?
Jakie występują formy przypominania klientom o płatności?
Nieopłacone faktury oraz niedotrzymywanie terminów zapłaty przez kontrahentów, są dla przedsiębiorców bardzo poważnym problemem. Tego typu sytuacje mogą mieć bardzo negatywny wpływ na kondycję finansową firmy i zdarza się, że to właśnie opóźnienia i braki w płatnościach są przyczyną bankructwa szczególnie mniejszych firm. Na szczęście istnieją pewne rozwiązania, które pozwalają przypomnieć klientom o konieczności zapłaty.
Pierwszym z nich jest oczywiście przypomnienie o obowiązku uregulowania płatności. Polega to na powiadomieniu kontrahenta o tym, że termin na uiszczenie odpowiedniej opłaty minął i należność musi zostać uregulowana jak najszybciej. Przypomnienie można również stosować w momencie, gdy ostateczny termin płatności się zbliża, a kontrahent nie opłacił faktury. Pozwoli to na przypomnienie klientowi o zbliżającym się terminie płatności i tym samym wielu przypadkach umożliwi terminowe uregulowanie należności.
Kolejnym rozwiązaniem jest wezwanie do zapłaty. Obecnie wysyłanie do kontrahenta takiego wezwania nie jest obowiązkowe, ponieważ ustawodawca zakłada, że sama faktura, na której znajduje się data płatności, jest w pewnym sensie wezwaniem do zapłaty. Nie zmienia to jednak faktu, że w niektórych przypadkach warto wysłać takie pismo, ponieważ formalne wezwanie zazwyczaj znacznie lepiej motywuje do uiszczenia zaległej opłaty niż samo przypomnienie o niej.
W wezwaniu do zapłaty powinny się znaleźć informacje na temat tego, kto kogo wzywa do zapłaty, czego dotyczy dana płatność i jaka jest jej kwota. Do takiego pisma należy również dołączyć numer faktury oraz zapis mówiący o tym, że w przypadku nieuregulowania płatności w wyznaczonym terminie, sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Stosowanie wezwania do zapłaty jest idealnym rozwiązaniem w sytuacji, gdy kontrahent nie reaguje na przypomnienia o obowiązku uregulowania płatności. Sądowe rozwiązanie sprawy wykorzystuje się dopiero w sytuacji, gdy nie ma możliwości uzyskania należności od klienta żadnymi innymi sposobami.
W jaki sposób przypominać klientom o płatności?
Sposobów na przypomnienie klientowi o obowiązku uregulowania konkretnych płatności jest naprawdę sporo. Najprostszą, ale mało skuteczną metodą jest dzwonienie do kontrahenta i przypominanie mu o konieczności opłacenia faktury. Podobnym sposobem jest także wysyłanie e-maila z prośbą o zapłatę.
Przypomnienie można również sporządzić w formie tradycyjnego listu poleconego i wysłać go w takiej postaci do kontrahenta. Warto w takiej sytuacji zachować dowód nadania wykorzystać w procesie sądowym, jeśli do takiej sytuacji dojdzie. Tego typu działania pokażą, że przedsiębiorca jest stanowczy i nie odpuści nikomu, kto spóźnia się z uregulowaniem należności. Są to jednak sposoby, które wymagają większego zaangażowania i pilnowania terminów płatności.
Na szczęście dzięki nowoczesnym technologiom obecnie przypominanie kontrahentom o płatności jest zdecydowanie łatwiejsze. W większości przypadków dzieje się to automatycznie i wykorzystywany do tego jest program do faktur. Tego typu oprogramowanie oprócz swoich podstawowych funkcji ma również możliwość monitorowania terminów płatności faktur i automatycznego sporządzania przypomnienia w przypadku, gdy termin płatności nie został dotrzymany. Dzięki temu nie musimy stale kontrolować terminów i myśleć o tym, aby wysyłać stosowne przypomnienie, ponieważ cały proces realizowany jest automatycznie. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu i w lepszy sposób zarządzać fakturami w firmie.