Social menu is not set. You need to create menu and assign it to Social Menu on Menu Settings.

16 maja 2022

Która metoda przechowywania akt jest dla Ciebie odpowiednia?

Decyzji na temat tego, jak długo przechowujemy dokumenty, nie podejmujemy samodzielnie. Powinna ona wynikać z aktualnych przepisów. Zaskoczeniem nie będzie więc stwierdzenie, że fachowe przechowywanie akt musi iść w parze z wiedzą na temat aktualnego prawa. Przedsiębiorca nie musi realizować tego obowiązku na własną rękę – do dyspozycji ma pomoc firm, które specjalizują się w tego typu działaniach i oferują wieloaspektowe wsparcie.

Samodzielne przechowywanie akt

Zanim skupimy się na tym, czym charakteryzuje się profesjonalna usługa, rozważmy inną dostępną metodę, a mianowicie samodzielne przechowywanie dokumentów. Rzecz jasna, niezbędna będzie tutaj odpowiednia przestrzeń biurowa. Jej znalezienie czasem może okazać się sporym wyzwaniem, szczególnie gdy archiwum dynamicznie się rozwija. Przechowywanie dokumentów jest także wyzwaniem z innych powodów. Akta nie mogą być narażone na działanie promieni słonecznych, wilgoci czy niewłaściwej temperatury. Optymalne warunki znacznie wydłużają żywotność dokumentów. Samodzielne przechowywanie musi oznaczać także przestrzeganie zasad bezpieczeństwa. Akta muszą być przecież chronione przed nieupoważnionym dostępem.

Spełnienie tych wszystkich warunków wymaga nie tylko dobrej organizacji, ale też odpowiednio dostosowanej infrastruktury. Oprócz wiedzy, przydatne będą także zasoby pieniężne, bo wynajmowanie kolejnych przestrzeni, zakup właściwego wyposażenia, alarmów i innych zabezpieczeń to dodatkowe koszty. To wszystko skłania przedsiębiorców do skorzystania z drugiej metody.

Przechowywanie akt poza firmą

W tym wariancie dokumenty zostają przetransportowane z biura do zewnętrznej jednostki. Takie miejsca wyposażone są w infrastrukturę i zabezpieczenia, które zapewniają przechowywanym aktom najwyższą ochronę. Do wyspecjalizowanych placówek przekazuje się dokumentację księgową, medyczną, kadrowo-płacową i podatkową. Eksperci najpierw ewidencjonują i indeksują elementy zbioru, co pozwala mieć pełną kontrolę nad aktualnym statusem akt.

Z pomocy specjalistów korzystają firmy, przechowujące informacje na klasycznym nośniku papierowym, jak też na elektronicznych nośnikach danych, takich jak m.in.

1. taśmy LTO, DAT;

2. karty pamięci;

3. dyski.

Profesjonaliści są w stanie zapewnić każdemu rodzajowi dokumentacji właściwe warunki przechowywania, co zwiększa trwałość informacji.

Zalety korzystania z zewnętrznej pomocy

Przechowywanie akt to obowiązek, który spoczywa na każdym przedsiębiorcy. Dokumentacji podatkowej nie należy utylizować przez okres pięciu lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upływał termin płatności podatku (mówi o tym art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Innych akt dotyczą inne terminy przechowywania. Usługa przechowywania dokumentów obejmuje także brakowanie i niszczenie akt. Takie rozbudowane wsparcie oferuje m.in. firma Rhenus Data Office Polska. Eksperci mają wyczerpującą wiedzę na temat obowiązujących przepisów, co oznacza, że klient może liczyć na przechowywanie dokumentów przez okres zgodny z aktualnym prawem. Gdy on upłynie, usługodawca dokona brakowania i bezpiecznego zniszczenia dokumentacji.

Co istotne, przechowywanie akt poza firmą wcale nie utrudnia dostępu do zbiorów. Specjaliści działają zgodnie ze sprawdzonymi procedurami, pozwalającymi na sprawne udostępnianie dokumentów na miejscu lub przesłanie/dowiezienie akt do siedziby klienta. To kolejny czynnik, który sprawia, że przedsiębiorcy decydują się zrezygnować z samodzielnego przechowywania i sięgają po drugą metodę, wybierając profesjonalne zewnętrzne wsparcie.

0 0 votes
Article Rating
Materiał Partnera. Wydawca nie odpowiada za treści nieredakcyjne. Kontakt dla firm zainteresowanych publikacjami na Ofio: reklamajola@wp.pl
Subskrybuj
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
0
Dodaj komentarzx
()
x