Social menu is not set. You need to create menu and assign it to Social Menu on Menu Settings.

7 lutego 2023

Jak wybrać system kadrowy

System kadrowy to rozwiązanie dla firm zarówno dużych jak i małych. Wdrożenie go umożliwia sprawne zarządzanie procesami HR-owymi. Dowiedz się jak wybrać ten najlepszy, jeśli jeszcze nie korzystasz z tego udogodnienia.

Plan artykułu:

  1. Czy Twoja firma potrzebuje programu kadrowego?
  2. Jaki program wybrać do swojej firmy?
  3. Jakie funkcje programu kadrowego są faktycznie przydatne?
  4. Programy kadrowe – podsumowanie
  5. Czy Twoja firma potrzebuje programu kadrowego?

1. Czy Twoja firma potrzebuje programu kadrowego?

Zadaj sobie dwa pytania:

  1. Czy Twoja firma się rozwija?
  2. Czy w Twojej firmie jest ktoś, kto zajmuje się obsługą procesów kadrowo-płacowych (nawet Ty sam)?

Jeśli dwa razy odpowiedziałeś NIE, dalsza lektura nic Ci nie da. Jeśli odpowiedziałeś 1 – TAK i 2 – NIE, to też nie musisz dalej czytać, Jeśli jednak odpowiedziałeś dwa razy TAK, to znaczy, że powinieneś czytać dalej, bo program kadrowy wkrótce powinien trafić na Twoją listę zakupów. Dlaczego?

Przeanalizuj procesy kadrowo-płacowe w swojej firmie. Czy w jakikolwiek sposób automatyzujesz swoją pracę? Czy masz narzędzia, które są kompatybilne ze sobą, chociaż działają w różnych działach? Czy jednym kliknięciem możesz załatwić sprawy kadrowe? Jeśli odpowiedziałeś NIE na wszystkie pytania, to już wiesz, dlaczego musisz program kadrowy kupić. Pozostaje pytanie, jak go wybrać mądrze?

2. Jaki program wybrać do swojej firmy?

  • Zdiagnozuj potrzeby swojej firmy. Wypytaj pracowników działu kadr i płac oraz pracowników pozostałych działów, skoro narzędzie ma być użytkowane przez nich wszystkich.
  • Kiedy stworzysz listę spostrzeżeń, zrób research i wyślij zapytania do dostawców. Zwróć uwagę na sposób obsługi – jeśli handlowcy każą Ci czekać kilka dni na odpowiedź – skreśl kandydata. Strach pomyśleć, ile trzeba by czekać na ich support w przypadku problemów.
  • Szukaj programu o dużej ilości opinii, oczywiście – pozytywnych! Może masz zaprzyjaźnioną firmę, która już wdrożyła taki program? Co Ci szkodzi podpytać o nazwę?
  • Testuj wersje demo. Wielu dostawców oferuje wersje demonstracyjne lub triale programów. Warto skorzystać z tej możliwości, by nie kupić kota w worku.
  • Dopytaj, czy dostawca planuje aktualizacje w trybie ciągłym, np. raz na pół roku uaktualnia bazę przepisów prawnych, albo oferuje nowe wzory druków itp. 
  • Zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę, przeanalizuj warunki współpracy. Doczytaj, jak będzie przebiegać implementacja programu, ile zajmie czasu, ile godzin dostawca przewiduje na przeszkolenie personelu. Upewnij się co do warunków supportu – jak długi jest czas oczekiwania na pomoc i czy w ogóle możesz liczyć na opiekę posprzedażową.

Cechy idealnego programu kadrowego? Oto kilka z nich:

  • czytelny interfejs;
  • dostęp przez przeglądarkę internetową – możliwość pracy zdalnej, ew. aplikacja na telefon;
  • możliwość nadawania uprawnień każdemu z pracowników;
  • sprawna obsługa procesów kadrowych i płacowych – brak przestojów w pracy;
  • aktualizacje systemu zapewniające zgodność z najnowszymi regulacjami prawa, m.in. zgodność z RODO i spełnienie wymogów bezpieczeństwa danych;
  • pojemna baza danych;
  • możliwość generowania dokumentów oraz zestaw szablonów, pism, umów, raportów, analiz itp.
  • kompatybilność z programami do rejestracji czasu pracy.

To tylko niektóre z cech, wspólne dla potrzeb wszystkich firm. Jeśli zweryfikowałeś zapotrzebowanie u siebie, to już wiesz, co jeszcze dopiszesz do powyższej listy. Mówiąc krótko, program kadrowy ma:

  • zwiększyć efektywności działu HR,
  • działać bez zarzutów,
  • być prosty w obsłudze i umożliwiać szybkie pozyskiwanie danych z bazy;
  • skracać czas obsługi zapytań pracowniczych do minimum.

3. Jakie funkcje programu kadrowego są faktycznie przydatne?

Jest wiele firm oferujących oprogramowanie kadrowe dla działów HR. Poszukiwania tego idealnego nie mogą jednak trwać w nieskończoność. Na jakie jeszcze funkcje warto zwrócić uwagę przed zakupem? Przede wszystkim – na modułowość. Jeśli dostawca oferuje tzw. program-kombajn, czyli rozbudowany, monolityczny program, którego połowy funkcji nigdy nie użyjesz – skreśl go z listy. Będzie idealnie, jeśli będziesz mógł dostosować oprogramowanie do potrzeb firmy, tj. wybrać i płacić tylko za wybrane moduły.

Kolejny aspektem będzie oferowane wsparcie dla procesów rekrutacji, czyli wbudowany system ATS, do śledzenia kandydatów. Z nim przyspieszysz i uporządkujesz wszelkie działania związane z zatrudnianiem nowych pracowników.

Coś, co na pewno sprawdzi się w Twojej firmie, to moduł do badania poziomu satysfakcji pracowników. Dzięki ankietom i ocenom pracowniczym, zawsze będziesz trzymać rękę na pulsie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, o takich kompleksowych rozwiązaniach, zajrzyj do artykułu „Czym jest system HRM i do czego się go używa?”.

4. Programy kadrowe – podsumowanie

Programy kadrowe nie mają być kolejnym wyzwaniem dla pracowników. Mają ich odciążyć i zwiększyć ich wydajność. Automatyzacja procesów ma nie tylko doprowadzić do oszczędności czasowych i finansowych, ale przede wszystkim pozytywnie wpłynąć na jakość pracy i samopoczucie pracowników. No bo skoro przyjdą oni do pracy, w której system wykona za nich wiele żmudnych, nudnych i męczących czynności, to będą mogli rozwijać się na w innych obszarach Dzięki temu będą bardziej usatysfakcjonowani ze swojego stanowiska, co z kolei będzie wpływać na dobrą atmosferę w całym zespole. I chyba nie trzeba dodawać, że szczęśliwi pracownicy, to gwarancja pomyślnego rozwoju firmy. Trzymamy kciuki, by i u Ciebie wybór oprogramowania, przyczynił się do dalszych sukcesów Twojej firmy. Powodzenia!

0 0 votes
Article Rating
Wydawca nie odpowiada za treści nieredakcyjne. Treści zawarte na OFIO powinny być konsultowane z lekarzem, specjalistą lub fachowcem.
Subskrybuj
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
0
Dodaj komentarzx