Systemy DMS – poznaj ich opcje zaawansowane
Systemy DMS służą do zautomatyzowania procesów dotyczących obiegu dokumentów w firmie. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu jesteś w stanie zoptymalizować czas pracy poświęcony na szukanie, katalogowanie czy wypełnianie dokumentów. Poznaj zaawansowane opcje DMS i zdecyduj, czy system sprawdzi się również w Twoim przedsiębiorstwie.
Podstawowe korzyści wynikające z implementacji systemu DMS
Warto wymienić kilka podstawowych korzyści, które wynikają z wdrożenia systemu DMS. Zapewnia on:
-Łatwe gromadzenie i wyszukiwanie dokumentów.
-Efektywną obsługę przesyłania dokumentów pomiędzy działami i pracownikami.
-Obsługę faktów elektronicznych oraz papierowych (w postaci skanów).
-Obsługę poczty elektronicznej czy głosowej.
-Pomoc podczas wdrażania ISO 9000 w zakresie obsługi dokumentacji oraz nadzoru nakreślonych wyżej procedur.
Zaawansowane opcje systemów DMS
Zaawansowanych opcji systemów DMS, z których warto skorzystać, jest co najmniej kilka.
#1 DMS kompatybilny z CRM
Funkcjonalność daje możliwość odczytywania oraz zapisu dokumentów na poziomie systemu CRM.
#2 Zmiana formatu dokumentu w systemie DMS
System DMS dopuszcza zmianę formatu dokumentu na możliwą do wysłania pocztą elektroniczną lub do odczytania za pomocą innego programu.
#3 Usuwanie dokumentów
System DMS proponuje także bezpieczne usuwanie dokumentów – odbywa się to dwustopniowo. Na początku usunięty plik znajduje się w koszu, a pozbyć się go trwale może jedynie użytkownik posiadający uprawnienia administratora.
#4 Integracja z systemami online SOA (Service Oriented Architecture)
System zarządzania dokumentacją można połączyć z innymi narzędziami, które wykorzystuje się w trybie online. Dzieje się to z pomocą szyny danych – właściwy, dedykowany temu interfejs służy do komunikacji systemu dokumentacji z innymi rozwiązaniami mające zaimplementowane SOA (Service Oriented Architecture).
Podsumowanie
Systemy DMS posiadają wiele różnorodnych opcji zaawansowanych – powyżej opisaliśmy tylko niektóre z nich. W zależności od zaimplementowanego rozwiązania można je dowolnie ze sobą łączyć – wiele zależy od możliwości oprogramowania, które zakupiłeś. Chcesz wiedzieć więcej na temat DMS? Odwiedź stronę Baseline.pl.