Program do wystawiania faktur – jakie daje możliwości?
Wystawiać faktury musi każdy przedsiębiorca. Najczęściej są to faktury VAT, choć oczywiście są i inne możliwości. Bardzo ważny w codziennej obsłudze księgowej jest więc funkcjonalny program, który ułatwi ci wystawianie faktur, a także zarządzanie wieloma innymi dokumentami.
Program do wystawiania faktur — potrzebny w każdej firmie
Program do wystawiania faktur jest absolutnie niezbędny w prowadzeniu biznesu. Niezależnie czy wystawiasz tych faktur miesięcznie kilka, kilkanaście, kilkadziesiąt czy kilkaset, wystawianie dokumentów powinno się odbywać płynnie, bez problemu. Ważne jest także, aby pilnować odpowiedniej formy faktur VAT, faktur zaliczkowych, faktur eksportowych i wielu innych dokumentów, którymi się posługujesz. Przepisy prawne ulegają zmianie, warto więc zadbać o program, który zagwarantuje ci tworzenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi wymogami. Ważne tutaj oczywiście będzie także możliwość aktualizacji programu.
Prosty program pozwala na wystawianie i wysyłanie faktur bez większych problemów. Dobre programy dają możliwość wyboru szablonu faktury, posiadają wyszukiwarkę firm w bazie GUS, co ułatwia codzienną pracę. Program może za ciebie automatycznie uzupełniać nazwy firm. Problemu nie stanowi fakturowanie seryjne czy klonowanie dokumentów. Dla wielu przedsiębiorców cenne będzie także dodawanie automatyczne firm, towarów i usług po zapisaniu faktury. Jeśli współpracujesz w systemie międzynarodowym, sprawdź, czy możesz wystawiać faktury w wielu językach i stosować odpowiednie waluty.
Co oprócz wystawiania faktur VAT?
Wystawianie i wysyłka faktur to zdecydowanie nie wszystko, co dobry program do wystawiania faktur VAT może ci umożliwić. Plik JPK to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Według obowiązującego obecnie prawa każdego miesiąca taki dokument przedsiębiorca powinien przekazać do swojego biura rachunkowego lub bezpośrednio do Ministerstwa Finansów. Dobrej klasy program do faktur wygeneruje taki plik w najnowszej wersji JPK_VAT(7), JPK_FA oraz JPK_MAG. Bez problemu dodasz obowiązkowe kody GTU do towarów. Ponadto program powinien ci umożliwiać generowanie raportów sprzedaży, także w formie wygodnych wykresów. Dobrze, aby umożliwiał stworzenie listy firm, cennika. Możesz oczekiwać, że umożliwi prowadzenie ewidencji przychodów w postaci KPiR z możliwością wydruku. Cenne rozwiązanie to eksport i import danych z baz SQL, CSV, HMTL, XML, a także plików tekstowych. Zwróć uwagę, że program pozwala na eksport dokumentów do programu Rewizor GT.
Wystawianie faktur połączone z magazynem
Program handlowo-magazynowy możesz połączyć z wystawianiem faktur. Jak to możliwe? Prosty program do faktur w wersji rozszerzonej oferuje pakiet przedsiębiorcy, w ramach którego program magazynowy można zintegrować z wystawianiem faktur. Takie oblicze księgowości online znacznie uprości życie niejednego przedsiębiorcy. Dobre programy do faktur tego typu umożliwiają prowadzenie kilku magazynów. Żadnego problemu nie stanowi przypisywanie stanów ilościowych dowolnemu magazynowi. Oprócz wystawiania rachunków, paragonów fiskalnych czy faktur VAT pojawiają się takie udogodnienia, jak informacja o braku towaru czy ostrzeżenia o małej jego ilości na stanie. Z programu do faktur możliwe w takiej wersji okazuje się drukowanie dokumentów magazynowych: stanów ilościowych, spisu z natury, dokumentów WZ i PZ.
Ponadto, program do faktur może dać ci także możliwość integracji z płatnościami dotpay czy automatyczne rozliczanie płatności za fakturę po zapłacie. Problemu nie stanowi również integracja z serwisami takimi jak Allegro, WooCommerce, VirtueMart czy PrestaShop.
Wybierz łatwy w obsłudze program
Ty najlepiej wiesz, jakich funkcjonalności potrzebujesz, czy chcesz korzystać z aplikacji mobilnej, potrzebujesz połączenia z różnych miejsca na świecie, czy zamierzasz korzystać z programu tylko w biurze. Faktura VAT to tylko punkt wyjścia do różnego rodzaju potrzeb związanych z przetwarzaniem tego typu dokumentów, dlatego warto zadbać, aby twój program do wystawiania faktur odpowiadał dokładnie na twoje potrzeby księgowo-rozliczeniowe. Nie każdy przedsiębiorca będzie potrzebował automatycznego generowana plików JPK_VAT (też w nowej wersji JPK_V7M i JPK_V7K) z możliwością wysyłki bezpośrednio z programu, czy też plików JPK_FA, JPK_PKPIR, JPK_MAG. Są jednak przedsiębiorcy, dla których tego typu rozwiązania należą do bardzo przydatnych funkcji, które ułatwiają codzienne prowadzenie firmy.
Nie tylko dla początkujących przedsiębiorców, nie tylko dla prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą osób ważne jest, aby program był maksymalnie prosty i łatwy w obsłudze. Im bardziej przejrzysty jest program, im bardziej jego obsługa jest intuicyjna, tym mniejsza szansa na błędy i problemy księgowo-rozliczeniowe. Program do wystawiania faktur wcale nie musi być skomplikowany, trudny w obsłudze i wymagający ogromnej wiedzy z zakresu rozliczeń. Wybierając program, warto zawracać uwagę na to, że służyć ma on uproszeniu, a nie wydłużeniu czy skomplikowaniu naszej pracy.